こんにちは!学生ライターのダーハラです!

今回は、すでに内定をいただき就活を終えた私が、実際に困ったり悩んだりした経験を思い出しながら、今後就活を経験する皆さんに、記事を通して情報を提供したいと思います。

私が実際に知っていてよかったと感じた知識なども入れていくので、ぜひ参考にしてください!!

さて、皆さんは就活で人事とメールでやりとりをする際、「どう返信したらいいかわからない…」なんていう時はありませんか?
または、自分は本当に正しいメールのマナーで返信が出来ているのかと、心配になることもあるかもしれません。
今回は、人に聞きづらいけれど大切な“メールのマナー”について、解説します。

メールのマナー【基礎編】

まずは、一通りの流れを覚えましょう。

①宛名を書く
 まずは、相手の会社名(株式会社〇〇、〇〇株式会社等)、所属部署、知っている場合は相手の苗字、知らない場合は「採用ご担当者様」と書きます。
この時、特に会社名は、きちんと正式名称を調べ、間違いがないようにしましょう。

②冒頭のあいさつ
 次に、あいさつ文をいれます。この時、初めてのメールならば「お世話になります」、そうでない場合は「お世話になっております」となります。
そのあと、自分の大学名、学科名、氏名を入れます。

③本文
 用件は、なるべく簡潔に述べましょう。例文だと、提出物を添付したメールを想定しています。ESや顔写真を送るときは、こういった流れでメールを作成しましょう。
形式はその都度変わってくると思いますが、“このメールに添付されているファイルを確認してほしい”という旨を、必ず明記します。

例文だと、ES提出なので、その旨を1文で表しています。
直接的に、「〇〇のために、連絡した」という文で表すと、簡潔にまとめられると思います。

④締めの挨拶
 最後は「何卒宜しくお願い致します。」もしくは「宜しくお願い致します。」と締めるのが一般的です。そして最後に自分の苗字を入れて終わります。

⑤署名
 署名は、大学名、学部(学科)、氏名、メールアドレス、電話番号を入れておくと良いでしょう。
署名は、自分が何者であるかを伝えるために必要なものです。また、自分の情報を記載することによって、相手もあなたとスムーズに連絡がとれたり、コミュニケーションがとれるため必要なのです。
署名はメールの設定から登録できます。まだ設定していないという人は、必ずしましょう。

メールのマナー【注意すべきポイント】

ここからは、メール作成の注意するべきことについて、ご紹介します。

①件名  

まず、件名は15字程度に簡潔にまとめましょう。例えば、ES提出なら、「エントリーシート提出 ○○(氏名)○○(大学名)」や、面接日程を決めるメールなら、「一次面接日程 ○○(氏名)○○(大学名)」など良いでしょう。 また、同じ内容でやりとりを続ける際、件名を変えないように気を付けます。
件名を変えてしますと、前のやり取りが分からなくなってしまい、わざわざ探す羽目になってしまうからです。円滑にコミュニケーションをとるためにも、件名はいじらずにやりとりを続けると良いです。

②書き言葉と話し言葉を使い分ける

皆さんは、書き言葉と話し言葉の使い分けを知っていますか?細かい部分ですが、よく使う言葉はある程度覚えておくと困りません。
例:
御社→話し言葉
貴社→書き言葉

貴社→書き言葉
ですので/そのため→書き言葉

などです。
簡単にいくつか例を挙げましたが、このように、メールで話し言葉を使うことがないように気を付けましょう!

③!や顔文字は使わない

 これは最低限のマナーですが、!を使うことで自分の熱量を伝えようとしたり、段々人事とやりとりを重ねるうちに親しくなったと感じ、使いたくなってしまうかもしれません。
ですが、友人とのメールではないので、そこは区別して使わない方が良いでしょう。

④読みやすく改行を

 とにかく読みやすいメールになるように心がけます。1要素ずつ改行したほうが良いでしょう。また、段落分けもし、1段落に1つの要件となるくらいが調度良いです。
また、1つの文章があまり長くならないように、1文にいくつもの要素を入れないように気を付けてください!

⑤メールは素早く返信

 仕事においても、スピード感はとても重要です。また、連絡を早く返すことは社会人の常識です。そのため、就活生としても、人事が面接の日程を上手く組めるよう、24時間以内には返信をしましょう。
メールを送る時間帯も、土日は避け、平日の勤務時間内に送ります。(9時から遅くても6時)

実際に使えるメールの例文

ここからは、実際に人事に送るメールを想定して、例文をご紹介します!是非テンプレートとして利用してください!

①説明会やオフィス見学に参加したい

②面接の日程の希望を提出したい

③選考を辞退したい

④内定を承諾したい

⑤内定を辞退したい

⑥面接結果を問い合わせたい

まとめ

 いかがでしたか?

就活中、様々な用件で人事とメールをする機会があるでしょう。

その際、メールのやりとりが原因で選考に落ちる、ということはないと思いますが、その会社で働きたいという意思を示すためにも、最低限のマナーを身に付けることは必須です!
社会人になってからも必要となるものですので、今身に付けておいて損はないと思います。

特に、“返信は素早く”ということを心掛けましょう。もし、すぐに返答できない場合は、「いつまでに返答する」という旨で返信しても良いと思います。

この記事のテンプレートなどを参考に、臆せず人事とやり取りしましょう。

最後になりますが、納得のいく就活にするためにも、この記事が皆さんの役に立つことを祈っています!!

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