こんにちは!
学生ライターのタカアヤです!

あっという間に2021年を迎えてしまいましたね。
皆さんも3月以降から始まる本選考に向けて、本格的に準備を始めている頃ではないでしょうか?そこで今回の記事では、企業へ書類の提出をする際に気を付けるべきポイントをお伝えしていきます。ESの内容ばかりに集中していて見落としがちなマナー。意外と人事担当者の方はチェックしているのです!今後、どんどん機会が増えるであろう書類提出からしっかりとマナーをおさえ、企業に好印象を持ってもらえるように行動していきましょう!!

誰もが通る書類選考!提出時のマナーから差をつけよう!!

年が明け、多くの企業で本格的に本選考が始まってきますね。

多くの企業が本選考の1次選考として採用しているのが、ESや履歴書の提出といった書類選考です!誰もが避けては通れないものですが今まであまり経験がないことですし、どのように提出すればいいのか、ちゃんと正しいマナーで送れているのか不安に感じている学生さんも多いのではないでしょうか?

まず、企業へのES提出にはメールで提出する場合と郵送で提出する場合があります。
最近は、ESをメールで提出する方が主流になっています。普段から慣れているメールによる提出はとても簡単で便利だと感じますよね。しかし、メールの文面も含めてマナーをチェックされており、うっかりミスも目立ちやすいため細心の注意が必要です!

一方で、郵送での提出の場合は学生にとっても企業にとっても手間がかかります。応募のハードルを上げることで、より志望度の高い学生を集めようとしている、画面上では分からない人間性を知りたいなどの企業側の意図があると考えられます。マナーもしっかりと意識し自分をよりアピールしましょう!

就活においてマナーは合否を決定づけるものだとは言えません。
しかし、マナーがなっていないことで第一印象からマイナスイメージになり合否に影響を与える可能性があります。反対に、マナーをしっかり徹底しておくことで企業への志望度が高いことを示したり、当たり前のことがしっかりとできる人であることをアピールしたり、プラスの印象を持ってもらえる可能性もあります。そのため、ESの内容だけでなく提出時のマナーもしっかりと身につけプラスからのスタートを切ることが大切です!!

では早速、次の章から実際にESをどのよう提出すれば良いのかお伝えしていきます。

【例文あり】メール提出のポイント!

まず、最近の主流であるメール提出についてです。
簡単な方法だからこそ誤字脱字や小さなミスも目立つため、しっかりとポイントを抑えていきましょう!

 データのファイル形式

企業からの指定がない限り、Web上でESを作成する際にExcelやWordを使用してもPDFファイル形式で提出しましょう!
PDFファイル形式にすることで、完成形のデータであることを示し第三者に編集されるのを防ぐことができます。PDFファイルに変更することでレイアウトなどを保ったままの印刷もできるため、企業側にも親切です。

また、企業側がパッと見で何のデータかわかるようにファイル名も変更する必要があります。ファイル名は 「エントリーシート_〇〇大学_氏名.pdf」 など自分の大学名と氏名を付け加えておくと良いでしょう。

メール文の書き方

実際に使えるES提出の際のメールのテンプレートとポイントを解説していきます!
●ESに添えるメール文

●企業から返信があった時のメール文
企業によってはESを受け付けたことをメールで知らせてくれることがあります。
その際、簡潔なお礼のメールを送ることでより好印象を残しましょう。

封筒の選び方/送付状って?郵送提出のポイント!

普段あまり機会がなく、意外と困ることが多いのが郵送による提出です。
送付状や封筒の書き方など、意外と知らない重要ポイントをお伝えしていきます!

  封筒選び

通常ESはA4サイズで作成するため、A4サイズの紙を折らずに封入できる角2号の封筒を用意しましょう。ビジネス上では、事務手続きの書類用に茶封筒が使用されているため、応募書類やESの送付には白封筒が好ましいです。また、多くの個人情報を含んでいる書類のため、透過防止加工がされているかも確認しましょう!

 封筒の書き方

封筒には主に6つ記載すべきものがあります。以下の画像とともに確認していきましょう。

 ①宛先
送付先の住所は都道府県などを省略せず、正しく記載しましょう。
番地は「ー(ハイフン)」で省略せず「丁目・号・番」を用いて書いた方が好ましいです。

②宛名
封筒の中央に最も大きく書きます。
部署宛の場合は「御中」、人物宛の場合は「様」を使用しましょう。

③在中書類の記載
企業側に分かりやすいように、封筒の左下に赤字で「応募書類在中」などの記載をします。
(100円ショップなどでスタンプになっているものや、予め印刷されている封筒など便利なものも販売されているのでチェックしてみて下さい!)

④提出日の日付
封筒裏面の左上に、書類を提出する日付を記載します。
書類を作成した日付ではなく、郵送する日を書くよう気をつけましょう。

⑤差出人
左下に自分の住所、氏名、大学名を書きます。

⑥封字
必要書類を封筒に入れのりづけをしたら、「〆」や「封」などの封字を書きましょう。
まだ開封されていないことを示すためのものです。

 送付状

送付状とは、書類を郵送する際に送付内容を知らせるために添付する書類です。
あまり馴染みがなく忘れがちですが、重要なマナーの一つです。
送付状は、ESなどと同じくA4サイズの紙で作成し①日付、②宛名、③自分の名前と連絡先、④件名、⑤本文、⑥同封書類の6点を記載しましょう。

下記のテンプレートをもとに作成してみてください。

提出に必要なものがすべて揃ったら、送付状、ES(履歴書)の順になるようにクリアファイルに入れたものを送付しましょう。

郵送の場合、普通郵便や簡易書留などの郵送方法があります。簡易書留の場合、受取人が受領印を押す必要があるため企業に手間をかけないよう、指定がない限りは普通郵便やレターパックで送るようにしましょう!
ポストで投函する場合などでも、3〜4日程かかることを想定しなるべく早めに送るよう意識しましょう。

まとめ

いかがだったでしょうか?2つの方法での書類提出についてお伝えしてきました。
提出前にもう一度、以下のことをしっかりできているかチェックしましょう!


* メール *
  □ 書類データの添付漏れはないか
  □ データファイルはPDF形式に変更されているか
  □ 送り先のメールアドレスに間違いはないか
  □ 宛名は省略せず正しく書かれているか
  □ 文の最後に署名は忘れていないか

* 郵送 *
  □ 書類は全て揃っているか
  □ クリアファイルに送付状、ESの順に書類は入っているか
  □ 郵送する書類や封筒全てに自分の氏名が記載されているか
  □ 宛先の住所や宛名は正しく書けているか
  □ 左下に赤字で在中書類を記載したか
  □ 裏面の左上に日付を記載したか
  □ しっかりと糊付けをし、〆印を書いたか


2,3章でお伝えしてきたことに加えて郵送、メールどちらでも誤字脱字に気を付け丁寧に書類を作成することや、期限内であってもなるべく早く提出することは心掛けましょう。
どんな方法においても、受け取り側のことを思いやり丁寧に対応できるかが大切です。

今回紹介してきたマナーは選考の合否を確実にするものではなく、あくまでも大事なのはESの中身です。しかし、こういった当たり前のことがしっかりと行えているだけで自信がつき選考内容だけに集中できるようにもなります!

私自身「上手くESが書けた!」と思っても、「どうやって送ったら良いの?」「送り方合ってるのかな?」と焦りや不安を抱き、他のESや面接に集中する時間を無駄にした経験があります。私の様にならず、少しでもプラスからのスタートを切れるように徹底しておくべきことです!

また、就活はゴールではなく社会人になるためのスタートラインです!
こうしたマナーはこれから先、必要不可欠になってくるビジネススキルの一つになります。企業側もすでに必要最低限のマナーを守れている人と、働きたいと感じるはずです。

今のうちからマナーにもしっかりと意識を向け、新社会人に向けての基盤づくりをしましょう!!

今回の記事は以上です。最後までご覧いただきありがとうございました!