隙間時間を有効活用！Googleドキュメントを使ったES作成のすゝめ

4年前

　はじめまして！学生ライターのかいです！大学時代はアルバイトでプロスポーツの試合レビューの執筆など書くことに携わりながら４年間を過ごしました。
　アルバイトをする中で、同じ文章執筆の場ということもあり「エントリーシート書く時に使えるな」と感じるやり方が多々ありました。今日は自分でも実践したものがあるので紹介したいと思います！最後までぜひお付き合いください！

ES作成の注意事項

まずは私がエントリーシートを書く上で気をつけていたことを紹介します。１番に気になる点は提出期限ですよね。当然のことですが、提出日は１番最初に確認しなければいけません。また、企業によっては23時59分までの企業もあれば17時に締め切る企業があったりとまちまちです。最終日より前に出せば時間は関係ありませんが、ギリギリまでESの修正を行う際にはもう１度締め切りの時間を確認しましょう。

　次に、提出方法がWebと郵送どちらなのかを確認します。企業によって手書きのESを郵送するのかPDFでアップロードするのか、それとも専用マイページからフォームに従って提出をするのかなど様々だと思います。オンラインで提出する場合は特に心配はいらないのですが、郵送での提出の場合は到着日に注意が必要です。例えば、いつ必着で送るのか、特記事項がないかはしっかりと確認しましょう。

また、ESは300〜400文字ほどの制限がかかっていることが多いです。添削に時間がかかってしまうという人は、ぜひ次の章で紹介する文字数対策を参考にしていただければと思います。

ESを効率よく仕上げるコツ

　この章では私が実際に行っていた方法の中から、隙間時間に行うES作成と、提示された文字数に合うように作成するコツを紹介したいと思います。

隙間時間を生かしたES作成

ESの執筆をする際に１番の敵は提出期限です。ただ、就活生といえども、バイトや課題に追われている人も少なくないでしょう。就活以外にも忙しい方におすすめしたいのが、隙間時間でのES作成です。

実際に私もオンラインで提出するESは、ほとんど移動時間などに作成を行っていました。移動時間にES作成をすることの１番のメリットは、家で他の就活作業に取り組めることです。ESを出す時期には筆記試験の勉強や面接対策を行う人が多いと思います。他にも作業がある中で、ES作成も自宅で行うとなると私は時間が足りませんでした。そのような境遇の中で、せめてオンライン提出の物だけでも作成を進めることによって、自宅で他の作業ができたことは非常に効率的だったと思います。

　この記事を書くにあたり、私は身の回りの友人10人に「ESを移動時間に作成したことがあるか」というアンケートを取りました。結果としては７人の人が作成をしたことがなかったという回答でした。理由としては「Wordを携帯で見るために、PCからデータを移行することが面倒」というものです。私も共有を簡単にする方法を探していたのですが、あるツールを使うことで解消したので、次の章で紹介したいと思います。

文字数が少なくならないためには

ESを作成する時には締め切りと同様に文字数についても注意が必要です。調べてみると、指定文字数の８割以上書くというのが一般的なようです。ですが、実際に書き始めて修正を加えたら「思っていたより文字数が少ない」なんてことになる場面も少なくありません。

私はこの対策として指定文字数の１割増しで書くという対策をしていました。添削作業は、文字数が減っていくことが多いので、あえて最初に多く書くことで最終的に残るのが指定文字数の９割近くになるという狙いです。なので、例えば300字のESであれば330字ほどを目指して書き、そこから手直しをしつつ文字数を減らし指定文字数内に収めましょう。

　この章では、私がなぜ隙間時間を使ってES作成を行ったのかと文字数の合わせ方を紹介しました！次の章では、私が就活生時代に活用していた執筆ツールを紹介していきます。

Googleドキュメントを活用して添削会を開こう！

この第三章では、私が実際に使っていたGoogleドキュメント（以下、ドキュメント）を使った添削会を紹介したいと思います。

　みなさんは現在パソコンでESを作成する際に何を使っていますか？多くの人はWordを使っているのではないかと思います。大学の講義レポートなどでも使い慣れているWordにはES作成の際に気になる文字数が常時表示されるなどの強みも多くあります。しかし、Wordにも以下のような弱点があります。

たまに保存漏れがある
共有するのにいちいちメールに添付しなければいけない
同時編集ができない

私がWordではなくドキュメントを使った主な理由はこの弱点の②と③にあります。ES作成を移動時間などで行おうとしていた私が求めていたのは、共有を毎回しなくても全ての端末でデータの確認が行えることでした。その点、ドキュメントはインターネット上にデータを保存するので、ネット環境があればデータに加筆ができますし、さらに自動保存をしてくれるので保存漏れもありません。

　この特徴を生かしてぜひ皆さんに実施してみていただきたいのが、ドキュメントを使ったESの添削会です。ドキュメントは相手に、上の図にあるリンクを送るか、相手のメールアドレスを入力することで共有できます。
　１回の作業で共有ができるだけでなく、同時に編集をすることができるのも添削会に向いている点です。同時にデータを開き修正をリアルタイムに確認ができるので、添削をしてくれた人がどのような添削をしたのかが非常に分かりやすいです。

　さらに、ドキュメントはスマホアプリもあり、同じアカウントでログインをすれば、スマホでもパソコンでもデータの編集を行えます。スマホで編集をすることで、画面がパソコンと比べて小さくなるというのが作業をする上での難点となりますが、共有データの確認などを行うだけであれば何も問題はありません。

まとめ

最後に今回の記事でのポイントを簡単にまとめたいと思います。

注意点を確認した上で作成を始める

この記事では、期日と文字数を注意点に挙げました。特に文字数については最初から制限の文字数に収めないことで、劇的に添削がしやすくなるのでぜひ意識してみて欲しいです。

移動時間を有効活用してESを作成する

今後就職活動が本格化をした際に、自宅以外でもES作成を進める方法を紹介しました。スマホで手軽に取り組めるので、ぜひ１度試してみて欲しいです。

添削会を開き、他の人にもESを確認してもらう

添削会もドキュメントを使ったやり方です。自分で書いた文章を読み直すことも大切ではありますが、他の人に読んでもらうことでより良いESが仕上がります。たくさんの人とオンラインで添削会を開いて良いESを作り上げてください！

　最後までご覧いただきありがとうございました。ドキュメントの活用方法が中心だったので、使い慣れず記事の内容が活かせないで終わってしまう読者の方もいると思います。そういう方はぜひ、２章で紹介した指定文字数の11割書くなど他の方法を試して見て欲しいです！年末年始に向かうにつれて徐々にES作成の機会が増えると思いますが、頑張ってください！