3月1日の情報解禁前から準備を始め、解禁後は何度も会社説明会や選考会に足を運び、そして獲得した内定や内々定。しかし、様々な理由で内定を辞退しようかどうか、熟考しなければならない場面に遭遇する可能性もゼロではありません。ところでこの内定辞退においても、ちゃんとしたマナーがあることをご存知でしたでしょうか。
現時点ではあまり実感が持てないでしょうが、内定辞退のマナーを知らずにいると、後々大変なトラブルに見舞われる可能性もあります。そこで内定辞退にはどのようなマナーがあるのか、どのようなことに気をつけなければならないか、そもそも内定辞退を決断するのはどのタイミングがいいのか、知っておくべきポイントを紹介します。
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内定辞退とは？どのような状況で検討するものなの？
内定辞退とは企業から内定通知をもらった後、自己都合で内定先企業へ断りを入れることを言います。せっかくいただいた内定を辞退するってもったいない、と思う学生も多いかもしれません。しかし、内定辞退を検討するには様々な背景が伴います。そこでどのような状況で内定辞退を行わなければならないか、ケーススタディを紹介します。
複数の企業から内定をもらった時
一番の理由として考えられるのが、2社以上の企業から内定の連絡をもらった時です。今は副業が認められる時代ではありますが、社会人経験がない新卒社員にはほぼ適用されることはありません。お世話になる企業を1社に絞り、他社にはお断りの連絡を入れなければなりません。
選考中に違和感を覚えた場合
希望していた業界や企業、そして仕事であったとしても、面接などの選考を経ていくうちに「この会社は本当に自分に合う会社なのか」という不安に襲われることも珍しくありません。その際に熟考した上で、どうしても自分の中で納得できない場合は内定辞退という選択肢を選ぶケースもあります。
周囲の反対に遭った場合
自分自身は入社に対して何の問題もないと考えていても、家族が内定をもらった企業や業界などに対していいイメージを持たず、入社を反対するケースも可能性としてゼロではありません。どうしても説得が難しく、入社を強行することで関係が悪化しかねない場合において、内定辞退を検討することもあります。
内定辞退を連絡する方法やタイミングは？
熟考の末に企業へ内定辞退を決めた際、必ず辞退する旨の連絡を入れましょう。その際にどのタイミングで連絡を入れるのがいいのか、連絡方法と合わせて紹介します。
電話で連絡を入れる
できるだけ早いタイミングで内定辞退の連絡を入れる場合は、採用担当者へ直接電話を入れてお断りの旨を話す方法があります。担当者が不在の場合は受付や取り次いだ社員へ伝言で済ませようとせず、日時を変えて連絡を入れ直しましょう。伝言ではコミュニケーションロスが発生しやすい上、何よりも相手に対して無礼にあたります。必ず直接、お断りの連絡を本人へ伝えましょう。
メールで連絡を入れる
担当者のメールアドレスへ直接お断りの連絡を入れるのは、休日や夜間であっても相手へ確実に内定辞退の意思と理由を伝えることができます。ただし、採用担当者から詳細を求める連絡を寄せられることも十分考えられますので、その際はきちんと対応することを心がけましょう。メールの場合はできるだけその日のうちに返信し、電話の場合はすぐに出るようにしましょう。
無礼にならない内定辞退のマナーとは
電話やメールどちらで内定辞退の連絡を入れるにも、採用担当者に対して無礼にならない振る舞いが必要です。余計なトラブルを起こして面倒なことにならないよう、伝えるべき内容と伝える際のマナーについて紹介します。
内定についてお礼の意を伝える
目的は内定を断ることですが、最初に採用担当者に対して「内定のご連絡をいただき、ありがとうございました」と感謝の言葉を伝えるようにしましょう。
内定辞退の旨をハッキリと伝える
内定をもらったことに対してお礼を伝えたら、熟考した上で内定を断る意思をハッキリと伝えましょう。ここで曖昧な言葉を用いてしまうと、相手を不愉快にする原因にもなります
辞退に対する理由とお詫びの意を伝える
ただ「辞退します」と伝えるだけでは、どのような場合においても相手が納得することはありません。この時に具体的な説明を行う必要はありませんが、辞退にいたった理由を簡潔に伝えましょう。「他社からの内定が出たため」という理由でも問題ありません。なお、「本来なら直接お詫びを伝えるべきところ、電話（またはメール）でのご連絡をなり、申し訳ございません」の一言を添えるとより丁寧な伝え方になります。
最後に改めて感謝の意を伝える
就職活動は学生だけではなく、採用側企業の担当者も時間を使っています。また、担当者の後ろには採用活動に関わる社員の存在もありますので、お世話になった旨の感謝の意を伝えて話を締めましょう。
これをやっては絶対ダメ！内定辞退のNGについて
内定辞退を軽く考え、適当な対応を行うと後々大きなトラブルに発展する可能性があります。内容によっては法的に訴えられるケースもありますので、NG行為をしっかり把握しておきましょう。
内定辞退の連絡をしない
もっともやってはいけない行為が、内定辞退の連絡を一切入れないことです。特に内定承諾の連絡を入れた後に内定辞退する場合は注意が必要で、入社の2週間前までに辞退を申し入れなければなりません。これは内定承諾によって雇用関係が成立すると民法に定められているので、最悪の場合は損害賠償を訴えられる可能性もあります。
ネガティブな理由を伝える
仮に採用先企業の欠点や悪い噂、口コミ情報が辞退の理由だとしても、それを採用担当者へ伝えるのは厳禁です。中には具体的な理由を聞いてくる担当者がいたとしても、熟考の結果による辞退である程度の答えに留めておきましょう。仮に他社からの内定を選択した場合でも、何かよかったか悪かったかを言う必要はありません。
嘘の理由を伝える
本音を話す必要はないからといって、嘘やごまかしによる理由づけは避けましょう。採用担当者はたくさんの就活生を相手にしていますし、何人もの内定辞退を受けています。仮に嘘の理由を聞き入れたとしても、これまでの経験を通じて「これは嘘だ」とうすうすと感じているものです。話せる範疇で正直に話しましょう。
常に誠意をもって意を伝える
採用する側も内定を辞退する可能性があることは理解しているものの、時間とマンパワーを使って採用活動を行っています。丁寧さに欠けた言葉遣いや感情的な対応を行いながら内定辞退を申し伝える相手に対し、ポジティブな印象をもつ人は誰一人いません。しこりを残さないためにも、感謝とお詫びの意はちゃんと伝えましょう。
最後に…内定辞退は熟考に熟考を重ねるべき！
内定辞退を伝えることは相手のことを考えると、あまり気が進まないという学生も多いはずです。しかも一旦辞退してしまうと、その会社で働くチャンスも事実上なくなってしまいます。様々な感情やプレッシャーに悩まされることが多いだけに、内定辞退に対してはできるだけ熟考を重ねながら結論を出すことをお勧めします。
だからといって、いつまでも考えているわけにもいきません。長くても1週間程度の制限を設け、頭の中を整理しながら熟考していきましょう。それでもなかなか結論が出ない場合は周囲の信頼できる人に相談するなどして、納得のいく結論を導き出せるようにしましょう。人生は選択と決断の繰り返しです。じっくり考え、納得のいく答えを出すことも、これから社会人として生きていく上で大きな経験となるはずです。
インタツアーにはキャリアアドバイザーが常駐していますので、内定辞退についても相談に応じます。辞退をするべきかどうか、辞退を伝えるための例文が知りたいなど、ぜひキャリアアドバイザーへ相談してください。 ほかにも就職活動や就職後に関して何かわからないこと、心配なことがあれば、インターツアーコンシェルジュが親身になってご相談に応じます。まずはご連絡を。