「応募企業に対してどういった内容のメールを送れば良いの？」
「メールで悪い印象を与えてしまわないか心配…」
上記のような疑問や悩みを抱えている就活生の方も多いのではないでしょうか。
就活メールは最初こそ内容に悩んでしまいますが、書き方を覚えると簡単です。この記事では、就活メールのマナーや注意点、就活メールの例文を紹介しています。
この記事を読めば、正しい就活メールを採用担当者に送れるようになるでしょう。ぜひとも参考にしていただけたら幸いです。
就活メール3つのマナー
就活メールは3つのマナーさえ抑えておけば大丈夫です。
- 返信は24時間以内に必ずする
- 夜遅くにメールを送るのはNG
- 適切なメールアドレスを使う
1つずつ見ていきましょう。
返信は24時間以内に必ずする
応募先の企業からメールが届いた場合、返信は24時間以内に必ずしましょう。24時間以内といった認識ではなく、「見たらすぐに返信する」意識を持つことが大切です。
早くメールを返信してマイナス印象を抱く採用担当者はいません。逆に時間を空けて返信してしまうと、時間にルーズ・誠実性がないといった悪印象を与える可能性もあります。
ただし24時間以内に返信できない場合や、重要なメールや緊急の連絡などは電話など他の手段を併用することも大事です。急ぎのときは、連絡漏れが無いようにすることを第一優先にしましょう。
夜遅くにメールを送るのはNG
応募企業に対して、夜遅くにメールを送ってはいけません。返信する時間帯は応募企業の就業時間中が無難です。
メールを深夜に送ってしまうと「常識がない」と思われかねませんし、「生活リズムが乱れていそう」といった悪印象を持たれやすくなります。
どうしても平日の日中に送れないのであれば、時間を指定して送信する「予約機能」を使うと良いでしょう。
適切なメールアドレスを使う
メールアドレスは名前を用いたアドレスなど、シンプルなメールアドレスを使いましょう。間違っても好きな芸能人や、恋人の名前など中学生のようなアドレスを使ってはいけません。
また、就活用としてフリーメールのアドレスを取得することをおすすめします。就活のためのメールアドレスなので管理もしやすく、応募企業からのメールを見落とす確率もグッと減らせます。
メールの内容で注意すべきポイント
メールの内容で特に注意すべきポイントは下記の3つです。
- 絵文字や顔文字は使わない
- 伝えたい内容は「結論から書く」
- 件名は簡潔にまとめる
1つずつ見ていきましょう。
絵文字や顔文字は使わない
ビジネスメールにおいて、絵文字や顔文字は基本的に使いません。社会人同士のやり取りでも絵文字・顔文字を使うことはありますが、信頼関係が築けているからこそ使えます。
就活生が絵文字や顔文字を使ってしまうと幼稚な印象や、空気が読めないといった印象を与えてしまいます。「！」や「☆」などの記号を使うのも避けておいた方が無難でしょう。
伝えたい内容は「結論から書く」
メールに限った話ではありませんが、伝えたい内容は「結論から書く」ことが大切です。特に社会人は毎日多くのメールに目を通すので、最後まで読まない人も少なくありません。
ましてやダラダラと長文を書き、最後に伝えたいこと＝結論を書いてしまうと、読まれる確率はさらに下がります。伝えたい内容は「結論から書く」ことを意識して、メールを作成すると良いでしょう。
件名は簡潔にまとめる
件名は内容が一目で分かる、かつ簡潔にまとめることが大事です。前述したように社会人は毎日多くのメールが届きますが、採用担当者はそれ以上のメールが届きます。
件名を読んでも内容が理解できないのであればNGです。よって、内容が一目で分かる・簡潔にまとめた件名を作成することを心掛けましょう。
【コピペOK】就活メール例文
ここからは、就活メールにおける例文を紹介していきます。下記の場面ごとに紹介していきますので、ぜひとも参考にしてください。
- エントリーシート提出をする場合
- インターンシップのお礼をする場合
- 面接の日程調整をする場合
- 面接のお礼を場合
- 内定を辞退する場合
順に1つずつ見ていきましょう。
エントリーシート提出をする場合
| 件名：エントリーシートの送信について 〇〇株式会社 総務部人事課 〇〇 〇〇 様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年の〇〇 〇〇（名前）と申します。 応募書類のエントリーシートを添付にてお送りいたします。 お忙しいところ恐縮ですが、 ご査収のほどよろしくお願いいたします。 ——————————————– 〇〇 〇〇（名前） 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 Mail：〇〇@〇〇.com TEL：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 ——————————————– |
インターンシップのお礼をする場合
| 件名：〇月〇日開催のインターンシップのお礼（○○大学 〇〇・〇〇[名前]） 〇〇株式会社 総務部人事課 〇〇 〇〇 様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年の〇〇 〇〇（名前）です。 先日は貴社のインターンに参加させていただき、ありがとうございました。インターンを通じて企業研究はもちろんのこと、業界全体への理解が深まり将来的な動きや課題についても学ぶことが出来ました。 また、○○様からいただきましたグループディスカッションのフィードバックも非常に参考になりました。貴社のインターンに参加して得た気付きを今後の就活に活かしていきたいと思います。 お忙しい中ご指導いただき、本当にありがとうございました。 末筆ながら貴社の益々のご発展と、皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。 今後ともよろしくお願い致します。 ——————————————– 〇〇 〇〇（名前） 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 Mail：〇〇@〇〇.com TEL：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 ——————————————– |
面接の日程調整をする場合
| 件名：◯月◯日 一次面接日程調整のお願い〇〇株式会社総務部人事課〇〇 〇〇 様お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年の〇〇 〇〇（名前）です。一次面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。面接日時につきまして、以下の日程でご調整いただくこと可能でしょうか。◯月◯日（月）終日◯月◯日（火）13時以降◯月◯日（水）終日お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。——————————————–〇〇 〇〇（名前）〇〇大学〇〇学部〇〇学科Mail：〇〇@〇〇.comTEL：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇——————————————– |
<h3>面接のお礼を場合
| 件名：本日の面接のお礼 〇〇株式会社 総務部人事課 〇〇 〇〇 様 お世話になっております。 本日〇時より面接していただきました、〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年の〇〇 〇〇（名前）です。 本日はお忙しいなか、面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。 〇〇様のお話で貴社の社風についての理解が深まり、貴社で仕事をしたい思いが一層強くなりました。 また、必要なスキルが明確になったことで、働くイメージができました。 このたびの面接が良い結果となった場合、より一層努力し、自分を高めていく所存です。 ご多忙と存じますので、ご返信は不要です。 引き続きよろしくお願いいたします。 ——————————————– 〇〇 〇〇（名前） 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 Mail：〇〇@〇〇.com TEL：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 ——————————————– |
内定を辞退する場合
| 件名：内定辞退のご連絡 〇〇株式会社 総務部人事課 〇〇 〇〇 様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年の〇〇 〇〇（名前）です。 本日は、内定を辞退させていただきたく、連絡いたしました。 ◯◯様には選考過程で多くの時間を割いていただいたにも関わらず、申し訳ございません。 本来ならば、直接お伺いし伝えるべきですが、メールでのご連絡となりましたことをご了承いただけますと幸いです。 就職活動を通じて、貴社の皆様よりお伺いさせていただきましたお話は、非常に有意義なものでした。 改めまして、お礼申し上げますとともに、内定辞退となってしまったことをお詫び申し上げます。 今後も貴社のさらなるご発展とご活躍を、心よりお祈り申し上げます。——————————————– 〇〇 〇〇（名前） 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 Mail：〇〇@〇〇.com TEL：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 ——————————————– |
就活メールを有効活用して内定を勝ち取ろう！
この記事では、就活メールのマナーや注意点、就活メールの例文を紹介しました。
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