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はじめに
こんにちは。学生ライターのすみちゃんです。
今回は就活メールのマナーについてご紹介します。
説明会や面接のお礼、そして日程調整の連絡など、就職活動の様々な場面で使うことの多い就活メール。
しかし、作成中に文章の構成や敬語の使い方、何が正解なのかが分からなくなってしまった経験ってありませんか？
この記事では、就活メールの基本やマナーについて解説します。
社会人になっても役に立つ知識ですので、ぜひ最後まで読んでいただけると嬉しいです。
知っていて当然⁉ ビジネスパーソンに対して恥ずかしくないメールの常識
返信のタイミングに御用心！
まずは基本のマナーを紹介します。
メールの返信は通常24時間以内に行います。
それ以降になる場合は、「返信が遅くなり申し訳ございません。」と一文を添えて、謝罪の旨を伝えましょう。この際に遅れた理由を長々と伝えると、場合によっては言い訳のように聞こえ、悪い印象を与えてしまうかもしれません。
また、返信する時間帯にも要注意です。
休日や深夜は避けて、企業の営業時間内に連絡します。一般的には９時から遅くても18時の間。やむを得ないときは、「夜分に失礼します。」のような一言を添えます。
どうしても営業時間内に返信できないという方は、送信予約の機能を活用するのがおすすめです。方法は通常通りに本文を入力、予約ボタンを押して営業時間内に送信されるように設定するだけ。とても簡単です。
迅速な返信対応で先方からの信頼を得ましょう。
「了解しました。」はNG
皆さんはよく「了解しました。」という言葉を使っていませんか？
この言葉、実は目上の人に使うのは失礼に当たります。
そのため就活やビジネスシーンでの使用はおすすめできません。
代わりに「承知しました。」「かしこまりました。」というフレーズを使用します。
「承知」という言葉には「承りました。」と相手を敬うニュアンスがあります。
メールだけでなく口頭でも使えるので、学生のうちから言い慣れておくと良いと思います。
その他にも使い間違えの多い言葉はこちらです。
二重敬語 文法が間違っているケース
×ご連絡させていただきました ◎ご連絡いたしました
×おっしゃられる ◎おっしゃる
×伺わせていただきます ◎伺います
×お伺いさせていただいても ◎お伺いしても
×御社（話し言葉なのでメールでは使わない） ◎貴社（書き言葉）
ビジネス向けではない！ 丁寧な言い換えを伝授します
×本当にありがとうございました。 ◎誠にありがとうございました。
×めちゃくちゃ嬉しかったです。 ◎非常にor大変嬉しかったです。
×ごめんなさい。 ◎申し訳ございません。
×こんにちは。 ◎お世話になっております。（2回目以
降の返信時に使う挨拶）
就活で頻繁に使うフレーズを挙げてみました。誤って使っていたという方はぜひこの機会に覚えてみてくださいね。
署名を書く
署名とはメールの最後に書かれる送り主の情報のことです。
↓例えば、こんな感じ。
——————————————–
〇〇 〇〇（名前）
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
Mail：〇〇@〇〇.com
TEL：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
——————————————–
言わば、メール上の名刺です。署名があると人事の方は一目で誰からのメールなのかがわかります。多くの学生とやり取りをしているなかで、このような気遣いは好印象でしょう。
署名は自動的に記入されるように設定することができます。ここではGmailでの設定方法をお伝えします。
- Gmailを開く
- 画面右上の歯車のマークをクリックし「設定」を選択
- 「全般」をクリック
- スクロールをして「署名」の項目で記入する
- 画面最下部までスクロールして「変更保存」をクリック
一度設定をすれば、全てのメールに反映されます。毎回コピー＆ペーストするよりも楽ですね。
就職後も役に立つ！就活メールでよく使うフレーズ
次に就活メールで使う機会の多いフレーズを紹介します。
「お世話になっております。」
これは２回目以降にメールでやり取りするときの挨拶です。メールではほとんど毎回使うので覚えておきましょう。
（例）
株式会社○○
△△様
お世話になっております。○○大学の○○と申します。―――――――――――――――――――――――――
何回もやり取りをしていても、毎回のメールで挨拶は欠かせません。忘れずに習慣にしていきましょう。
・「～～していただけますと幸いです。」
これは相手にお願いをするときに使うフレーズです。
私は質問をして返事をもらいたいときや、日程を調整してもらいたいときなどに使っていました。
「～してください。」という表現には命令するようなニュアンスを含むため、目上の方に使うのはおすすめしません。催促をするような場面でなければ、こちらの丁寧な言い回しで伝えてみてください。
・「ご多忙と存じますので、ご返信には及びません。」
これは、【お忙しいと思うのでご返信は要りません。】と相手の状況を想定して気遣うフレーズです。
私は面接や説明会に対してお礼を言うときのメールで使っていました。
お礼メールはただ感謝を伝えたいだけで、相手に何かを求めているというわけではないですよね。そのような際にこの一言があると、相手への配慮になります。
・「先日はお忙しいところ……」
これはいわゆる、クッション言葉です。
クッション言葉は後に続く言葉に柔らかい印象を与えます。メールという文面上のやり取りだからこそ、円滑に会話をするための心がけが大切です。
以下では、クッション言葉がある場合とない場合の違いを体感していただきたいと思います。
①先日は誠にありがとうございました。
②先日はお忙しいところ貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
どちらがより丁寧に見えますか？
①でも丁寧ではありますが、②のほうがより丁寧ですね。次にこちらはどうでしょうか。
①何卒よろしくお願いいたします。
②恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
おそらく②の方がより丁寧に見えたのではないかと思います。相手への気遣いが垣間見えて、気持ちよくやり取りを続けてもらえるでしょう。
見逃しを防止できる！メールの管理術
最後にメールの見逃し防止の方法をお伝えします。
メールを管理するうえで、おすすめしたいのが就活用のメールアドレスを作り、分けて管理するということ。もし大学や私用のアドレスを使ってしまったのなら、選考に関わる重要なメールが迷惑メールに埋もれてしまう可能性があります。
「選考通過のメールが他のメールに埋もれて気づけなかったら……」なんて想像するだけでも悲しいですよね。
就活専用のメールアドレスを作っておくとこのような確認漏れがなくなると思います。
ぜひ実践してみてください。
おわりに
いかがでしたか。
ここまで就活のメールについてご紹介しました。
就活メールは選考通過や採用の連絡など大事な場面で使われます。
丁寧な対応で人事の方の注目を浴びる就活生を目指しましょう！
インタツアー学生編集部